POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DINÁMICA MOTRIZ SAS 

 

En cumplimiento con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, DINAMICA MOTRIZ SAS, en adelante DIMOTRIZ o LA EMPRESA  adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades relacionadas con el desarrollo de su objeto social.

 

La Empresa detalla los lineamientos corporativos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, la determinación del área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la información.

La Empresa, en cumplimiento del Derecho Constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

 

I.                    IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

DINAMICA MOTRIZ SAS, que en adelante se denominará DIMOTRIZ o LA EMPRESA, sociedad comercial identificada con NIT. 900.359.616-3, creada por documento privado  del 14 de mayo de 2010 bajo el número 0068057 del Libro IX .

 

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: LA EMPRESA tiene su domicilio en la ciudad de Itagui, y su sede principal se encuentra ubicada en la calle  31 Carrera 41- 144 .

 

CORREO ELECTRÓNICO: administracion@dimotriz.com

 

TELEFÓNO: (034) 372 75 62

 

II.                  DEFINICIONES

Para efectos de mayor claridad en el entendimiento e interpretación del presente Manual, se entenderán las palabras que se listan a continuación de la siguiente manera:

·         Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de la Empresa.

·         Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

·         Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

·         Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

·         Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

·         Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

·         Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

·         Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

·         Transferencia de Datos Personales: Es la operación que tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento de Datos Personales envía información relacionada, o los mismos Datos Personales que tiene en su poder, a otro Responsable que se encuentre dentro o fuera del país.

·         Transmisión de Datos Personales: Es la operación que tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento de Datos Personales envía información relacionada, o los mismos Datos.

·         Políticas de tratamiento en materia de protección de Datos Personales: se refiere al presente documento.

 

III.                PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2013, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

IV.               TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

 El tratamiento de los datos personales de la persona con la cual LA EMPRESA tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia. La Empresa recolecta, almacena, usa, procesa, suprime y circula Datos Personales, entre los cuales se pueden listar la información relacionada con, el nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo electrónico, datos laborales, ocupación, información sobre bienes poseídos, datos financieros (ingresos, gastos, créditos), entre otros. Con ocasión del desarrollo de su objeto social y/o debido a una relación laboral, comercial o civil con los distintos Titulares de los Datos Personales. En virtud de lo anterior, los Datos Personales son empleados con el fin de:

 

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

a)      Desarrollar el objeto social de LA EMPRESA conforme a sus estatutos legales.

b)      Cumplir las normas aplicables tributaria y comercial.

c)      Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

d)      Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de LA EMPRESA.

e)      Remitir información comercial de LA EMPRESA.

f)       Desarrollar programas conforme a sus estatutos

g)      Cumplir todos sus compromisos contractuales.

h)      Realizar campañas de publicidad y mercadeo.

i)        Implementar programas de fidelización.

j)        Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.

k)      Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio.

l)        Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

m)   Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.

n)      Actividades de georeferenciación, segmentación y estudios estadísticos.

o)      Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Empresa o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.

p)      Realizar contactos para informar sobre el proceso de cobranza de las obligaciones.

q)      Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos o judiciales, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

r)       Compartir con terceros que colaboran con la Empresa y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como concesionarios, proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, proveedores de productos y centros de servicio para efectos de garantía, entre otros.

s)       Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.

t)       Soportar los procesos de auditoría de la Empresa.

u)       Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre la Empresa y el Titular.

Los Datos Personales suministrados por el Titular, solo serán utilizados para la obtención de las finalidades anteriormente demarcadas y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los mismos para obtener dicho fin, serán eliminados de las bases de datos de la Empresa.

 

V.                 DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo prescrito por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

 

a)      Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la EMPRESA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b)      Solicitar prueba de la autorización otorgada a la EMPRESA para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no sea necesaria la autorización.

c)      Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d)      Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante LA EMPRESA.

e)      Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.

f)       Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

 

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

·         El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LA EMPRESA

·         Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

·         El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

·         Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

 

VI.               RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DIMOTRIZ será la responsable del tratamiento de los datos personales  y el Departamento de Sistemas será el encargado del tratamiento de los datos personales por cuenta de DIMOTRIZ.

Las direcciones de contacto son las siguientes :

 

Dirección oficina Calle 31 Carrera 41 - 144

Correo electrónico administracion@dimotriz.com

Teléfono 372 75 62

 

VII.             AUTORIZACIÓN

La Empresa, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informado sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.

La autorización de los Titulares, podrá manifestarse por: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.

 La Empresa conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

 

VIII.           PROCEDIMIENTOS PARA LA  ATENCION DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACION, ACTUALIZACION Y SUPRESION DE LOS DATOS PERSONALES

La Empresa pone a disposición de los Titulares los siguiente medios para ejercer los derechos de éste, para tener acceso a su información personal, para acreditar el Tratamiento que se les está dando a sus Datos Personales, para presentar reclamos, solicitar la actualización, rectificación o supresión de sus Datos Personales y para solicitar la prueba de la autorización por éste dada en su oportunidad, al igual que revocarla.

 

CORREO ELECTRONICO administracion@dimotriz.com

DIRECCION Calle 31 Carrera 41 - 144

TELEFONO 372 75 62

 La Empresa tendrá un plazo de diez (10) días hábiles para dar respuesta a las solicitudes, reclamos o consultas. Si el reclamo, solicitud o consulta resulta incompleto a consideración de la Empresa, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En todo caso, el comunicado enviado por el Titular al e-mail dispuesto por la Empresa, deberá contener como mínimo la siguiente información:

a.      su nombre y apellidos

b.      número de identificación

c.       un teléfono o dirección de contacto

d.      su solicitud expresa con la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

e.      En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

 

IX.                MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, LA EMPRESA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

X.                  DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

De conformidad con el art. 17 de la Ley 1581 de 2012, el Responsable del Tratamiento, tendrá los siguientes deberes:

· Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

· Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

· Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

· Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

· Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.

· Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

· Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

· Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

· Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

· Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

· Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

· Informar a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

· Informar a la autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

· Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

XI.                DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Eventualmente, la Empresa podrá, de acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, tener la calidad de Encargados del Tratamiento y en consecuencia tendrán los siguientes deberes:

· Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

· Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

· Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

 · Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

· Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.

· Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

· Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley.

· Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

· Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

· Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

· Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

· Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

XII.             VIGENCIA

 

 La presente politica entra en vigencia el día 31 del mes octubre del año 2016, y la misma puede ser modificada por la Empresa en cualquier tiempo. Cualquier modificación será informada a través de la página web www.dimotriz.com, donde se pondrá a disposición de los Titulares, la última versión de la misma, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación.

 

 

 

MANUELA PARIS FIGUEROA

Representante Legal